Op dit moment is Filmtheater Mimik (vroeger bekend als De Viking) een prachtige parel aan het IJsselfront en een aanwinst voor de stad. Filmtheater de Viking (het samengaan van het Filmhuis en theater Bouwkunde) heeft de gemeenteraad vanaf 2010 de nodige hoofdpijn bezorgd. De oorspronkelijke geraamde kosten werden uiteindelijk het dubbele en in de bouw stapelde zich tegenvaller op tegenvaller door verrassingen die voorkomen of voorspeld hadden kunnen worden. In het voorjaar van 2017 kwam er een politiek dieptepunt in dit dossier waarbij eerst de verantwoordelijk wethouder onder druk van zijn eigen coalitiegenoten het veld moest ruimen en vervolgens een motie van wantrouwen tegen het volledige college werd aangenomen. Hoe had dit zover kunnen komen? In het zomerreces van 2017 bedacht ik mij dat een raadsonderzoek naar hoe dit zo fout had kunnen gaan - maar vooral welke lessen de raad en het college hieruit konden trekken - het enige juiste instrument was en van betekenis zou zijn voor toekomstige projecten. Het initiatiefvoorstel voor een raadsonderzoek werd in september 2017 unaniem aangenomen en in april 2018 presenteerde de onderzoekscommissie van 5 raadsleden (waarbij ik het geluk had om voorzitter te zijn) de resultaten. Een van de meest tastbare resultaten is de door de raad opgestelde Leidraad voor Grote Projecten die voortaan wordt gehanteerd. Iedereen was het er toen over eens:  nooit meer een Viking want voortaan doen we het anders!

Raadsonderzoek

Een raadsonderzoek is het meest vergaande instrument dat een gemeenteraad kan inzetten (artikel 155a Gemeentewet). Er was dan ook een serieuze aanleiding: de enorme kostenoverschrijdingen met gemeenschapsgeld en onvoldoende inzicht over het gevoerde bestuur. Het grondige raadsonderzoek (waarbij ook getuigen onder ede zijn verhoord) heeft dan ook geleid tot stevige conclusies en aanbevelingen. Niet alleen voor het college maar ook voor de raad zelf. In het besluitvormingsproces van de Viking had de gemeenteraad namelijk zelf ook een aantal steken laten vallen en zij heeft zichzelf beterschap beloofd. Heeft de raad daar in 2021 nog een actieve herinnering aan?

De Nieuwe Keizer

In het voorjaar van 2021 –  4 jaar later – krijgt de raad een voorstel voorgelegd waarbij wordt gevraagd om miljoenen te gaan reserveren voor een nieuw project: de ontwikkeling van schouwburg en cultureel (congres)centrum "De Nieuwe Keizer". In dit voorstel wordt aan de raad gevraagd om akkoord te gaan met reservering van geld (bijna 4 miljoen) voor een congrescentrum/zalencentrum als aanvulling op de schouwburg. Zijn er parallellen te trekken met de Viking of is dit een totaal ander verhaal en kunnen we de aanbevelingen uit het raadsonderzoek terzijde schuiven?

Een van de aanbevelingen van de onderzoekscommissie was gericht aan het college: investeer als college meer tijd en geld aan de voorkant van een complex project. De commissie formuleert dit als volgt:

"Vanuit de wetenschap dat de investering aan de voorkant slechts een fractie is van water er tijdens het project wordt geïnvesteerd en wat er na afronding aan structurele kosten wordt gemaakt, is het geoorloofd en zelfs noodzakelijk om voldoende tijd en geld te in investeren in het onderzoeken van alle aspecten om de haalbaarheid van een project te toetsen."

In het project De Viking was er in de beginfase onvoldoende tijd genomen om informatie te verzamelen over de haalbaarheid. Ook in de situatie van De Nieuwe Keizer lijkt er in een sneltreinvaart informatie bij elkaar te zijn verzameld. Er is een onderzoek naar de (vecht)markt voor congrescentra uitgevoerd en er zijn globale maar fraaie "artist impressions" gemaakt hoe de schouwburg er in de toekomst uit zou kunnen zien.  Voor veel raadsleden kwam het voorstel "De Nieuwe Keizer" als een verrassing in het voorjaar van 2021 en de onderbouwing bij de VJN is nu nog mager. Doordat er door het college wordt voorgesteld om 3,8 miljoen euro voor de toekomstige verbouwing te reserveren, zouden alle seinen op oranje moeten springen. De raad zou zich nu de vraag moeten stellen: heeft het college voldoende tijd genomen om ons te informeren en hebben we nu al alle informatie om een zorgvuldig besluittraject op te baseren?

Rollenscheiding

Een tweede aanbeveling aan het college was gericht op de rollenscheiding binnen het college. Destijds was er onvoldoende sprake van controle door een krampachtige rollenscheiding; enerzijds als aandeelhouder en anderzijds als opdrachtgever. Ook binnen het project De Nieuwe Keizer is er sprake van meerdere rollen omdat de gemeente aandeelhouder is in de NV Schouwburg (een financieel belang) maar ook als opdrachtgever voor de verdere projectontwikkeling en als subsidieverstrekker. Bij het project De Viking was de controle onvoldoende ingevuld door krampachtige rollenscheiding. Bij het project De Nieuwe Keizer zijn er ook meerdere rollen te onderscheiden en het is nog niet helder hoe dit door het college wordt ingevuld.    

Leidraad Grote Projecten

Bij het project de Viking was de raad onvoldoende gepositioneerd bij projectontwikkeling. Wensdenken en fixatie stonden de informatievoorziening toen in de weg, aldus de onderzoekscommissie. De raad had destijds onvoldoende positie geclaimd en het college had de raad onvoldoende in positie gebracht. Een belangrijke rol was volgens de aanbeveling voortaan vastgelegd voor de raad: deze moet formele afspraken maken over de momenten en de wijze waarop de raad in complexe projecten wordt ingeschakeld. De raad heeft deze aanbeveling van de commissie overgenomen in de Leidraad Complexe Projecten. De leidraad draagt bij aan de verscherpte informatievoorziening ten behoeve van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. In de Leidraad worden een aantal duidelijke fasen onderscheiden: de initiatieffase, de verkenningsfase, de realisatiefase en de evaluatiefase. Elke fase vraagt specifieke informatie voor zorgvuldige besluitvorming en een Go of No Go van de raad. In de initiatieffase moet onder andere inzicht worden gegeven in de probleemanalyse, de doelstellingen, de risico's en de verschillende alternatieven en scenario's.  Bij het project De Nieuwe Keizer zou het raadzaam zijn om eerst systematisch alle de informatievereisten behorende bij de initiatieffase af te vinken. Op dit moment lijkt de beschikbare informatie – zoals aangeboden door het college - nog niet compleet.

Vier jaar later. Laten we waken voor dezelfde fouten in de opstartfase als bij dat vorige grote project. Volg de zorgvuldige stapsgewijze route uit de Leidraad. Laat De Nieuwe Keizer niet een Nieuwe Viking worden.    

Tjeerd van der Meulen

Voormalig Voorzitter onderzoekscommissie De Viking (september 2017- april 2018)

Geschreven op persoonlijke titel